Administrarea unui bloc poate părea la prima vedere o sarcină ușoară, pe care oricine o poate face simplu și rapid, fără prea mari bătăi de cap. Însă, în momentul în care intri în detalii, lucrurile stau cu totul altfel, pentru că efortul logistic pe care îl presupune acest job este unul considerabil, la fel și timpul necesar pentru rezolvarea tuturor situațiilor care apar de fiecare dată, în mod inevitabil. Mai mult decât atât, pentru ca administrarea imobilului sau imobilelor să fie făcută în mod corect, la conducere este nevoie de o persoană specializată, cu expertiză în domeniu.
Nu oricine poate identifica rapid sursa problemelor care apar în cazul administrării financiare sau tehnice ale unei asociații de proprietari, iar când nu există suficient de multă experiență, să găsești soluții pentru nevoile locatarilor devine infinit mai greu și mai consumator de timp. În caz de criză, locatarii și proprietari de apartamente își dau seama că au nevoie de cineva responsabil și pregătit pentru organizarea tuturor îndatoririlor asociației, așadar din ce în ce mai mulți au început să apeleze la firme specializate în administrarea de blocuri și complexe rezidențiale.
Pe de altă parte, un procent din cei care s-au gândit cel puțin o dată în ultima perioadă să angajeze o firmă de administrare imobile, au considerat procesul mult prea complicat și au fost nesiguri de modul în care decurge totul. Iată, așadar, o listă cu lucruri la care ar trebui să fii atent în momentul în care vrei să începi colaborarea cu o companie care poate prelua administrarea blocului tău, deoarece, la început, toate pot părea mai mult sau mai puțin asemănătoare și toate îți vor vorbi doar despre beneficii și avantaje.
🔵Verifică istoricul firmei care îți va administra blocul. La fel ca în orice profesie, nu este nimic mai relevant și mai reprezentativ decât istoricul și experiența câștigată în administrarea de imobile. Ai putea găsi și companii care se află la început de drum și își dau toată silința pentru a concura cu cei vechi din piață, dar să alegi o firmă care deține un istoric mai lung sau care este formată din persoane cu o experiență extinsă, poate fi o cale sigură către alegerea potrivită. Cele care există de mai mult timp pe piață au avantajul de a avea suficientă expertiză și se află acolo pentru că se presupune că au oferit, de-a lungul timpului, servicii de calitate. Atenție însă, deoarece vechimea este doar unul dintre criterii.
🔵Păreri elocvente. Pentru a ști la ce să te aștepți de la colaborarea cu o firmă de administrare blocuri, o idee bună ar fi să discuți cu oamenii care cunosc industria sau cu clienți care deja colaborează cu cei pe care îi preferi de minim 6 luni de zile. Astfel, poți să obții informații referitoare la potențialul firmei pe care dorești să o angajezi, cât și la ce aspectele la care să fii atent. Dacă este vorba de o companie cunoscută, cele mai multe informații despre aceasta vor fi la îndemână, pe internet, însă atunci când nu este una populară, trebuie să cauți mai mult pentru a găsi detaliile care te interesează.
Una dintre cele mai simple metode de a cunoaște o firmă de administrare imobile este să cauți recenzii despre aceasta. Există vreun client nemulțumit? Care este nemulțumirea sa? Există și clienți mulțumiți? Care au fost lucrurile pe care le-au apreciat? De asemenea, aruncă o privire și la modul în care compania gestionează recenziile mai puțin bune. Poate fi un factor cheie pentru a-ți da seama ce fel de personalitate are personalul companiei și modul în care va gestiona potențialele problemele pe care le veți întâmpina.
O altă metodă de a obține informații ar fi să ceri referințe direct de la firma de administrare imobile, chiar despre persoana care va prelua rolul administratorul blocului tău, înainte de a lua o decizie. O companie serioasă va dori mai mult ca sigur să ofere contacte care să te convingă de rezultatele muncii sale.
De asemenea, o altă modalitate ușoară pentru a-ți face o idee despre cum funcționează o firmă de administrare blocuri este să arunci o privire asupra proprietăților pe care le au în grijă. Sunt bine întreținute? Cum arată scările de bloc la interior și exterior? Mai mult decât atât, caută semne care să îți indice dacă sunt sau nu responsabili. Vezi dacă există gunoi acumulat și neridicat, dacă grădina din fața blocului este neîngrijită, dacă pubelele sunt în stare bună sau pur și simplu curățenia este întreținută. Ai putea chiar să-i întrebi pe locatarii imobilului despre cât de mulțumiți sunt de administrația blocului.
🔵Comunicare eficientă. Nu puține sunt cazurile în care comunicarea dintre firma care administrează imobilul și locatari este una extrem de slabă. Atunci când te decizi să predai administrația financiară și/sau tehnică a blocului unei firme care să aibă grijă de asociația de proprietari, cel mai bine ar fi să te interesezi de modul în care aceștia comunică cu cei cărora ar trebui să le protejeze interesele. Un test potrivit ar fi să încerci să porți o discuție cu ei pentru o problemă reală sau imaginară, de preferabil înainte de a-i angaja, prin email sau telefon și să vezi cât sunt de receptivi, prietenoși și politicoși sunt.
Ca și în cazul oricărui alt furnizor de servicii, comunicarea trebuie să fie întotdeauna în fruntea listei de priorități. Administratorii de bloc cu experiență sunt comunicatori foarte buni și capabili să explice diferite lucruri pe înțelesul tuturor, fără să se enerveze.
🔵Oferta de servicii. Atunci când alegi să porți discuții cu o firmă care trebuie să preia administrarea blocului tău este extrem de important să te asiguri că înțelegi perfect tot ce ți se spune și ți se explică, mai ales aspectele referitoare la servicii.
Cum lipsa de claritate poate aduce cu sine surprize neplăcute, fă-ți timp și parcurge lista completă a serviciilor pe care firma de administrare imobile le furnizează și solicită detalii cu privire la modul în care fiecare dintre acestea pot fi aplicate în situația asociației de proprietari pe care o reprezinți.
🔵Prețul serviciilor de administrare imobile. La fel ca orice alt serviciu pe care vrei să îl achiziționezi, prețul este foarte important și este bine să găsești companii cu prețuri accesibile și care oferă un raport calitate-preț cât mai bun. Cu toate acestea, trebuie să înțelegi faptul că prețul cel mai mic nu este întotdeaunagaranția calității și cel care aduce servicii complete.
De asemenea, trebuie să ai în vedere faptul că ei sunt cei care vor gestiona bugetul blocului și va trebui să le cunoști intențiile și planurile. Pentru acest lucru, întreabă prin ce metode este gestionat bugetul administrației și dacă se întâmplă ca acesta să fie depășitdin când în când. Mai mult decât atât, ar trebui să existe un angajament reciproc bine înțeles în acest sens.
🔵Informații complete. În momentul în care te-ai decis să angajezi o firmă de administrare imobile, fă-ți timp și citește contractul cu atenție. Nu trebuie neapărat să alegi prima companie pe care ai întâlnit-o. Mergi și solicită oferte și informații din cât mai multe locuri. Asigură-te că ai în comun același set de valori cu viitorul reprezentant al asociației tale de proprietari, cu cl sau cea care va prelua rolul administratorului de bloc, pentru ca să ai cu adevărat o colaborare productivă.
La fel de important, acordă suficient timp pentru a cunoaște firma de administrare imobile pe care vrei să o angajezi. În mod ideal, o alegere bună este să găseștio echipă suficient de pregătită încât să anticipeze nevoile locatarilor, înainte ca acestea să devină o problemă. De asemenea, aceeași echipă care va administra blocul tău are obligația să fie la curent tot timpul cu lucrurile care se întâmplă în imobil sau imobilele administrate, să monitorizeze progresul proiectelor și să știe cum să rezolve situații diverse. Întreabă-i cum au de gând să facă acest lucru și cum reușesc în mod normal să ofere serviciile de calitate cu care se laudă.
Colaborările cele mai bune se nasc după ce cunoști personal oamenii cu care vei lucra. De aceea, o vizită la sediul firmei te va ajuta și mai mult să iei decizia corectă. Firmele de apartament trebuie să-ți ridice serioase semne de întrebare, deoarece este clar că nu au suficient personal și pot fi copleșiti atunci când există un număr mare de cereri care vin toate în același timp.
Mergi la vizită pregătit, cu o listă de întrebări la tine. Dacă răspunsurile nu te conving, înseamnă că firma de administrare imobile poate fi nepotrivită pentru nevoile asociației deproprietari. Asigură-te că îi întrebi:
- Care sunt lucrurile de care se vor ocupa?
- Ce fel de rapoarte vei primi de la ei?
- Cât de des vei putea lua legătura cu echipa de management și care este timpul minim și maxim în care vei primi răspunsuri din partea lor?
- Cum este ținut la zi bugetul și ce se întâmplă dacă un locatar nu își maiplătește întreținerea?
Nu trebuie să te ferești să pui multe întrebări. Doar așa vei descoperi ce companii oferă mai multe beneficii, pentru același preț sau un preț mai mic. De exemplu, firma de administrare imobile Cresida oferă fără costuri suplimentare pentru asociație sprijin în recuperarea datoriilor de la rău platnici.
🔵În conformitate cu prevederile legale. Atunci când vrei să angajezi o companie care să-ți administreze blocul, întreabă dacă au atestatele necesare pentru serviciul practicat. Astfel, poți să îi identifici pe cei care au potențial de a satisface nevoile asociației tale de proprietari de amatorii din domeniu.
🔵Cunoașterea cadrului legislativ. Chiar dacă administratorii de bloc nu pot oferi consiliere juridică, cunoștințele lor în acest domeniu reprezintă un avantaj și trebuie să fie mereu la zi, cu ultimele prevederi în vigoare. Este foarte important ca aceștia să cunoască legile și toate reglementările ulterioare, pentru a proteja mai bine interesele asociației de proprietari.
Rezolvarea rapidă a diferitelor situații dificile este iarăși un aspect critic pentru performanța unui administrator de bloc. Pe o scară de bloc pot trăi zeci sau sute de familii, iar fiecare dintre acestea are situații și probleme diverse, precum și tot felul de divergențe. Aici intervine capacitatea administratorului de bloc de a rezolva, media și reconcilia părțile.
Un bloc nu este doar o clădire, ci reprezintă căminul, viața, investiția și refugiul celor care locuiesc acolo. Un administrator de bloc trebuie să trateze comunitatea cu grijă și să se asigure că membrii acesteia trăiesc în cele mai bune condiții. Cei mai potriviți administratori sunt cei care au grijă de imobilul tău ca și cum ar avea grijă de propria casă.
Să angajezi o firmă pentru administrarea imobilului poate fi unul dintre cele mai importante lucruri pe care le poți face ca reprezentant al asociației de proprietari, deoarece toți locatarii au încredere că vei lua cea mai bună înțeleaptă pentru ei. Până la urmă un administrator de bloc trebuie să servească excelent comunitatea din care faci parte, așadar fii precaut în decizia pe care o iei și alege ceea ce contează cel mai mult pentru tine, pentru blocul tău și pentru locatarii acestuia.
Ai nevoie de un administrator de bloc, de sprijin pentru contabilitate și casierie și pentru administrarea tehnică a imobilului sau complexului rezidențial din care faci parte? Scrie-ne la office@cresida.ro sau apelează-ne la ☎️031.433.45.42.